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    学习园地

    2015年年度总结大会总结

    作者 : 宋颂 发表时间 : 2016-01-29 浏览 : 179

        2016年1月8日,集团年度总结大会顺利落下帷幕。回顾本次会议历程,从前期筹备到圆满结束,虽然每个环节都未能做到尽善尽美,但值得欣慰的是,本次会议各项议程均得以顺利进行,并获得了集团领导及各位同仁的好评。这与集团领导的正确领导、会务组不辞辛劳的积极筹备以及集团各部门的配合是密不可分的。现会务组就2015年年终总结大会的筹备工作做如下分析与总结:
        1、会务组敢于担当、不辞辛劳,没有辜负领导的正确指导和安排,是值得领导信任的!在时间紧迫、工作繁杂的筹备过程中,会务组分工明确,组员任劳任怨,从会场选址、活动安排等大型节点到奖杯刻制、背景音乐等冗杂细节,事无巨细均得以紧张、有序推进;在会议进行过程中,会务组人员相互配合、灵活应变,保证了会议的顺利召开、圆满结束。会务组全员都为自己努力工作的结果而骄傲,在今后的工作中要继续发扬风格,力求争先。
        2、本次会议组织工作借鉴了以往的相关经验,进行一些改进和创新,设计了统一风格的PPT报告模板、桌面壁纸、宣传册、展架等,有利于宣传集团风格、树立集团形象,此外水晶奖杯等细节改进也得到了集团领导和各位同仁的一致好评。
        3、会场选址、布置,摄影、摄像安排,聚餐菜品的挑选和搭配等均进行了精心的策划和安排,和往次会议相比,在没有明显增加费用开支的前提下,会议规格、档次有一定的提高。

        本次会议在会务组的筹备下得以顺利进行,是经验总结、取得进步的体现,但同时也出现了诸多不尽如人意之处,主要体现在细节方面:
        1、因筹备时间仓促、事项冗杂,以及酒店实际条件等,诸多物料准备未能确切落实,出现了展架损坏、奖杯刻字错误、话筒声音高低不一、证书缺少等细节差错,虽经过紧急处理没有影响会议进程,但也警示会务组需更加认真细致,确保万无一失。
        2、特别设计的PPT模板比例与会场投影仪播放比例不符,且因时间过于仓促,为两位老总设计的PPT出现了文字格式瑕疵,此外,上台发言人员PPT质量良莠不齐,发言人大多采用了站位宣读、念稿发言的传统模式,不能发挥PPT报告模式的优势,展示效果大打折扣。
        3、主席台安排未能与领导进行确凿的沟通、落实,以致领导短暂列席后,主席台空席达半场之久,严重影响了会场布局效果。
        4、会议实际进程未按照既定议程推进,以致会议各项议程衔接稍有不畅,且与印发给与会人员的议程表不符,有组织不严谨、安排不恰当之嫌,或有影响集团形象之忧。
        5、会后未能按照预期计划安排集体活动,失去了一次领导与员工以及集团各部门之间沟通、交流的绝佳机会;聚餐环节未进行详细安排,餐后多人过早离场,气氛不够热烈。
        针对本次会议组织过程中的实际情况及会后总结归纳,会务组提出以下几点建议:
        1、本次会议本有相对充裕的时间进行筹备工作,但因各种安排迟迟得不到领导批示而严重影响了各项筹备工作的推进,使得各项安排时间紧迫,效率滞后,许多细节问题无暇顾及,在今后的会议组织工作中,会务组需加强与领导之间的沟通,尽量让工作清晰、细致、高效。
        2、建议在会议过程中增加领导与员工互动环节,以提高每一位与会人员参会积极性,使之真正参与到会议之中,促进交流、活跃会场气氛;在会后建议组织进行团体性活动。
        3、会务组成员需提升自己的专业度,做到更加专业化(如进行适当的礼仪培训等)。
        以上为会务组对本次会议的总结及建议,以求能够总结经验、取精去粕,为今后的会议组织提供工作指导。

     
    行政管理中心  会务组
    2016年1月13日